Maandag 26 juni 2023 waren vertegenwoordigers van de App Socie op bezoek bij het Kamper Trompetter Korps. Zij gingen in gesprek met Henry Dalsem (voorzitter), Reemond Last en Erik van Oene (beheer app). In dit gesprek hebben zij verteld hoe wij als muziekvereniging de Socie app gebruiken. Hieronder een verslag van het gesprek met Socie.
“Door de App voelen leden zich veel meer verbonden met het korps en er wordt nu meer vastgelegd over het korps door leden zelf.”
Over het Kamper Trompetter korps
Het Kamper Trompetter Korps zorgt al ruim 70 jaar voor muziek, plezier en verbinding voor jong en oud. Het korps uit de omgeving van Kampen bestaat uit ruim 100 leden, verdeeld over drie divisies: Kamper Trompetter Korps, Jong KTK en de KTK Music Kidz. Tijdens de corona pandemie in 2020 is het Kamper Trompetter Korps begonnen met de Socie App.
Moderne trendsetter
Het Kamper Trompetter Korps is een jeugdig korps dat zich kenmerkt als onderscheidend en modern. Het korps is trendsetter en wil dingen anders doen dan andere korpsen. Dit doet het korps door voor hedendaagse muziek te kiezen, nieuwe uniformen te laten ontwerpen, het korpsgebouw te renoveren, aanwezig te zijn op social media en het inzetten van een App voor de communicatie.
Het Kamper Trompetter Korps heeft hierbij gekozen voor de Socie App. De Socie App wordt binnen het korps beheerd door het mediateam, waar Erik en Reemond deel van uitmaken. Zij regelen, plannen en plaatsen alles in de App. Ook de berichten vanuit andere afdelingen zoals het bestuur, waar Henry de voorzitter van is.
Waarom is het Kamper Trompetter Korps gebruik gaan maken van de Socie App?
Wij zijn in de Corona tijd begonnen met de App om mensen up to date te houden van dingen die spelen in de vereniging. Er ontstonden in die tijd allemaal App groepjes en dat was op een gegeven moment niet meer overzichtelijk. We waren daarom op zoek naar iets wat overzichtelijker was en waarbij er intern berichten konden worden gestuurd.
Het leuke is dat wij een soort van noodgedwongen begonnen met de Socie App en het nu gebruiken voor alles. We sturen geen E-mail meer naar leden, iedereen weet ook gewoon, als ik iets wil weten, kan ik naar de App gaan.
Waar gebruiken jullie de Socie App voor?
Alle informatie staat in de App, onze optredens, agenda, media, filmpjes, linkjes en groepen per divisie. Ook hebben we onze donateurs, die noemen we vrienden van de KTK, erin toegevoegd. Donateurs kunnen nu ook eenvoudig zien wanneer we optreden en repeteren. Hierdoor komen er sinds we dit doen ook meer mensen van buitenaf en dat werkt fantastisch.
Welke modules gebruiken jullie het meest?
We maken vooral gebruik van de deel je moment module, de ‘messenger’ zoals we het zelf noemen. Deze hebben we verdeeld per divisie. Ook maken we veel gebruik van de agenda module. Daarnaast vinden we het leuk om filmpjes en video’s te delen. Zelf maken we veel gebruik van de ledenlijst, deze is niet openbaar, maar voor onszelf wel handig om overzicht te houden. Ook maken we nog gebruik van de verjaardagen module als bestuur, zodat we een berichtje kunnen sturen om leden te feliciteren. Verder maken we gebruik van de sponsor module. Wat we in de App vooral mooi vinden is dat er naast een plek voor ons, ook ruimte is voor onze sponsoren. Zoals bij de berichten, onder een bericht wordt altijd een sponsort getoond in de App en de sponsoren rouleren automatisch zodat we er niet altijd dezelfde sponsor hebben staan. Met één berichtje informeren we dus iedereen en leggen niet alleen de focus op onszelf, maar ook op onze sponsoren.
Socie app van het Kamper Trompetter Korps
Hoe beheren jullie de Socie App?
Vanuit het mediateam zijn vooral ik (Erik) en Reemond ermee bezig. We zijn een actief korps, en daardoor dagelijks bezig met iets in het Beheer. Vooral met dingetjes zoals berichten plaatsen en mensen toevoegen. Dit doen we vaak gewoon via onze telefoon. Dan openen we een webpagina en loggen daarop in om aanpassingen in de App te doen. Wat ik zelf ook leuk vind is dat ik daarna meteen naar de App kan gaan om te zien wat het resultaat is. Het mediateam is het enige team dat werkzaam is met de App. Wij krijgen vaak berichtjes van bijvoorbeeld het bestuur van dit of dat moet er in de App geplaatst worden of gewijzigd worden en dan kunnen we dit met een paar klikken via de telefoon al aanpassen. Wel moet de App door onszelf goed bijgehouden worden om relevant te blijven, dit is in principe makkelijk te doen. De hoeveelheid content die we moeten plaatsen maakt het beheer soms wel een uitdaging, maar zolang we dit goed plannen is het goed te doen.
Hoe bevalt de Socie App?
Heel erg goed, prima App. Mooi overzichtelijk. Fijn dat je alles kan indelen, ook in groepen enzo. Wat ik ook erg fijn vind, is dat ik vroeger, voordat we de App hadden, weleens berichten miste, maar nu niet meer. Met de Socie App krijg ik gewoon een melding, hierdoor blijf ik als bestuurslid ook constant actueel en weet ik wat er binnen het korps gebeurt. De berichtjes attenderen mij op alles wat er speelt en daardoor kan ik beter actie ondernemen op dingen die er spelen.
Hoe heet de App bij jullie?
Gewoon de Socie
Hoe zorgen jullie dat de App relevant blijft bij jullie leden?
Bij een aanmelding vragen we meteen om een e-mailadres en dan voegen we de leden direct toe. Daarnaast is de App eigenlijk verplicht voor onze leden, zonder de App weet je niets en kan je ook niets. Bij nieuwe leden wordt dit ook verteld in het kennismakingsgesprek. Hierdoor zit iedereen meteen in de App en worden ze op de hoogte gehouden van alle berichten die wij plaatsen. Verder kunnen leden sinds kort ook zelf andere uitnodigingen voor de App. We hebben aangegeven dat wanneer je nog iemand kent voor het korps, je ze zelf uit kunt nodigen via de App. Dat gaat aardig goed. Op deze manier hebben we nu ook onze fans kunnen toevoegen aan de App.
Wat levert de Socie App jullie op?
De Socie App geeft ons ruimte voor onze sponsoren. Bij contact afsluiting met sponsoren vertellen wij hun dat ze ook een plekje hebben in de App en dat hun naam ook constant vermeld wordt bij berichten in de App. Verder levert het vooral betere communicatie op.
Vroeger hadden we een systeem, vergelijkbaar met een telefoonboom, waarbij berichten vanuit bestuur naar sectiehoofden en dan naar de leden moesten. Daarbij vergaten mensen berichten of werden ze te laat doorgestuurd en werden dingen gemist. Nu komt alles door, wordt er niks meer gemist en krijgen we betere reacties op acties onder leden. Een soort van nadeel is dat we als bestuur hierdoor minder aanwezig hoeven te zijn bij repetities enzo om berichten door te geven, waardoor we meer afstand hebben tot de leden. Daar staat dan weer tegenover dat mensen die een repetitie missen ook op de hoogte zijn met de App.
Je weet wat er gebeurt, hoeft niks meer te missen. Door bijvoorbeeld de meldingen en de messenger houden we de lijntjes kort.
Wat vinden jullie leden zelf van de App?
Die moesten er in het begin heel erg aan wennen, maar doordat je met de App alles bij de hand hebt, horen we nooit meer, ‘dat wist ik niet’ of ‘hoe zit dit dan?’. Alles is te vinden in de App en dat vinden ze nu wel prettig. Wat we ook zien is dat door de App leden zich veel meer verbonden voelen met het korps en er nu bijvoorbeeld meer wordt vastgelegd over het korps door leden zelf. Wij kunnen niet bij alle optredens en wedstrijden zijn, maar leden weten dat ze ook zelf foto’s kunnen maken en delen in de App. In het begin was dit nog even wennen, maar nu zie je dat leden naar optredens vaak al snel foto’s delen via de App. Verder merken we dat bijvoorbeeld die foto’s de App ook weer aantrekkelijker maakt voor mensen die er niet bij zijn, die kunnen dan toch meegenieten via de App. Of als je langs de kant staat, dan kunnen leden door foto’s te delen zich weer meer betrokken voelen bij het korps.
Wat wel opvallend is dat we heel snel, erg afhankelijk zijn geworden van de App. We hadden laatst bij een agenda item de tijd verkeerd staan, dan gaat het fout en krijgen we wel meteen al onze leden over ons heen, maar het mooie is dan wel weer dat als we deze tijd aanpassen we meteen een melding kunnen meesturen dat we dit hebben aangepast. Iedereen is daardoor meteen weer op de hoogte van de wijziging.
Wat ik verder als lid zelf mooi vind aan de App is dat het je actueel houdt in de vereniging. Je weet wat er gebeurt, hoeft niks meer te missen. Door bijvoorbeeld de meldingen en de messenger houden we de lijntjes kort. Hierdoor blijven we betrokken en verbonden.
Bevelen jullie de Socie App aan voor andere muziekverenigingen?
Ja, ik laat het altijd met trots zien aan mensen. Zo zat ik bijvoorbeeld een tijdje geleden op een tribune en toen startte ik de App op en vroeg iemand ‘wat is dat’. Daarna heb ik ze de App laten zien. Daarop kreeg ik ook weer leuke reacties, ze vonden dat het er professioneel uitzag. Doordat de App er goed uitziet en het goed werkt zijn wij er ook trots op dat we de App gebruiken en dat we dat kunnen laten zien. Daarom bevelen we de App ook zeker aan, want het bevalt ons erg goed.
Daarnaast is binnen onze vereniging Socie ook echt een begrip geworden, ‘ga even op Socie’ en ‘doen we via de Socie’ horen we regelmatig. Verder is de service van Socie ook echt top, vaak binnen een dag al een reactie en jullie gaan er ook gewoon meteen mee aan de slag. Dat in combinatie met het feit dat jullie de App ook up to date houden en regelmatig met nieuwe dingen in de App komen die handig zijn voor ons, maakt dat wij de App zeker aanbevelen.
Op de foto: Henry Dalsem (Voorzitter), Erik van Oene (Mediateam) en Reemond Last (Mediateam).
